本記事の目的
未入力の勤怠をcsvの取り込みで一括登録する方法をについてご説明します。
設定の手順
■STEP1 インポートファイルのテンプレートを出力
左側のメニューから「データ入出力」をクリックしてください。次に「エクスポート」を選択して、出力するファイルの項目を「日次の勤怠」に設定してください。
最後に、どの社員の行でも問題ないので、「csvで書き出す（Excel用）」をクリックしてテンプレートファイルの出力は完了です。
■STEP2 インポート用ファイルの内容を編集する
STEP1でダウンロードしたデータをExcelなど表計算ソフトで開いてください。
下記のデータ形式が開かれます。
各列ごとに入力する内容、入力用の注意点を説明していきます。
-A列 社員番号
Gozal上で設定している社員番号を入力してください。社員番号によって、どの社員アカウントに勤怠を取り込むか判定しているので、誤りがないようにご確認ください。
【記入例】「1」「bec00001」など
-B列 日付
取り込みたい日付を入力してください。例えば1日だけでも取り込むことは可能ですし、数ヶ月分を一度に取り込むことも可能です。
【記入例】「2019/5/23」「2019/10/1」など
-C列 日の種別
B列の日付の「労働義務」をどのように取り扱うか設定していただきます。Gozalの日の種別の種類と意味はこちらの記事からご確認ください。
【記入例】「平日」「所定休日」「法定休日」
【！】日の種別の注意点
日の種別に「国民の祝日名」を記入したまま取り込むとエラーになりますので、必ず「平日」「所定休日」「法定休日」のいずれかに変更してください。
-D列 出勤種別
出勤種別には、勤怠の取り扱いを設定していただきます。
設定できるのは次の5つです。
・出勤
・欠勤
・休暇
・無在籍
・（空欄）
C列の「日の種別」と掛け合わせて、勤怠の取り扱いを制御しています。
下記が具体例です
出勤種別を入力すると、実績を登録することができます
・平日 かつ 出勤 = 平日出勤（労働義務がある日に労働あり）
・平日 かつ 欠勤 = 欠勤（労働義務がある日に欠勤）
・平日 かつ 休暇 = 休暇（労働義務がある日に休暇を取得）
・平日 かつ 無在籍 = 入社日前or退職日後
・所定休日 かつ 出勤 = 所定休日出勤（労働義務がない日に労働あり）
・法定休日 かつ 出勤 = 法定休日出勤（労働義務がない日に労働あり）
出勤種別を空欄にすると、予定を登録することができます
・平日 かつ 空欄= 平日（労働義務がある日）
・所定休日 かつ 空欄 = 所定休日（労働義務がない日に労働なし）
・法定休日 かつ 空欄 = 法定休日（労働義務がない日に労働なし）
-E列 休暇
D列の出勤種別を「休暇」にしている場合のみ、記入してください。
Gozalで設定した休暇名と同じ文字列を記入してください。
Gozalで設定した休暇名を確認する方法はこちらのマニュアルをご確認ください。
【記入例】「年次有給休暇」「半日有給休暇」
【！】半日休暇について注意点
半日休暇を登録される場合は、出勤種別を「出勤」ではなく「休暇」にして出退勤時刻などを登録する必要がありますので、ご注意ください。
-F列〜M列 出勤・退勤・休憩開始時刻・休憩終了時刻
出勤・退勤・休憩の時刻を記入してください。なお休憩は3つまで登録することができます。また出勤時刻と退勤時刻の間の時間帯に、全ての休憩がおさまるように設定していただく必要があります。
【記入例】「2019/06/01 10:00」=> yyyy/mm/dd hh:mmの形式で記入してください。
注意点：日付と時刻の間に半角スペースを入れる必要があります。
【！】注意点：削除が必要な2列
-H列 勤務タグ
こちらの行はインポートでは不要なので、必ず削除してください。
-O列 勤怠コメント
こちらの行はインポートでは不要なので、必ず削除してください。
■STEP3 作成したインポート用ファイルを取り込む
STEP2で作成したファイルをGozalに取り込みます。
左側のメニューから「データ入出力」をクリックして、ファイルの種類を「日次の勤怠」にしてください。
次にファイルをアップロードをクリックしてください。
先ほどファイルを選択して、取り込みを行ってください。
下記イメージのように、取り込もうとしている内容が表示されます。
一番下までスクロールしていただくと「データを取り込む」と言うボタンがありますので、クリックしてください。
取り込むデータ量次第ですが、取り込み処理には少し時間がかかります。
一定時間後に下記イメージのように「データの取り込み成功しました。」と表示がされると処理が完了します。
本設定の効果
今回の手順で、勤怠を取り込むことで、他のシステムで記録していた過去の勤怠データを一括で取り込んで保管・活用することができます。